학술대회·국제컨퍼런스 운영대행 체크리스트
2026년 5월 24일
학술대회의 성패는 무대 위가 아니라 보이지 않는 운영에서 갈립니다. 등록 줄이 길어지거나, 통역이 끊기거나, 결과보고 자료가 부실하면 행사 전체의 인상이 흔들립니다. 학회·주관기관이 학문에 집중하는 동안 운영사가 책임져야 할 것들을 단계별 체크리스트로 정리했습니다.
기획 단계
- 행사 목표·규모(참가 인원, 세션 수, 일수) 정의
- 국내/국제 여부에 따른 통역·자막·해외 연사 의전 범위
- 예산 구조와 후원·참가비 정책
준비 단계
- 사전등록 시스템: 온라인 등록 폼, 참가비 결제, 초록·논문 접수
- 연사 섭외·항공·숙박·의전 일정 관리
- 동시통역 부스·장비, 발표 자료 사전 수합
- 행사장 레이아웃, 무대·음향·조명, 사이니지
운영 단계
- 현장 등록·명찰 발급 동선 설계(혼잡 방지)
- 세션 진행·좌장 안내·시간 관리
- 온·오프라인 하이브리드 중계(필요 시 메타버스·실시간 송출)
- 돌발 상황(연사 지연, 장비 오류) 대응 체계
마무리 단계
- 참가 데이터·만족도 집계
- 사진·영상 기록물 정리
- 결과보고서 작성 및 정산 자료 제출
체크리스트가 길어 보이지만, 핵심은 "한 팀이 처음부터 끝까지 일관되게 끌고 가는가"입니다. ㈜필리스는 국가식품클러스터 국제컨퍼런스, KRIBB Annual Conference, KDI 국제정책대학원 학술행사, IITP 메타버스 행사 등 다양한 규모의 학술·컨퍼런스를 운영해 왔습니다.
자세한 내용은 학술대회·컨퍼런스 운영 안내를 참고하시고, 준비 중인 행사가 있다면 견적·문의로 개요와 계획안을 보내주세요.